“Затверджую”

                                                      начальник територіального

                                                           управління державної судової

                                                                 адміністрації в Донецькій області

____________________  Н.Я. Бадахов    

                                                       “____” листопада  2010 року

 

 

Д О В І Д К А

за результатами перевірки  стану обліково – статистичної роботи та діловодства  Новогродівського міського суду

 

       Відповідно до плану роботи відділу організації діяльності судів та судової статистики на І півріччя 2010 року та графіка перевірок, затвердженого начальником територіального управління державної судової адміністрації в Донецькій області Бадаховим Н.Я.,  було здійснено перевірку діяльності вказаного міського суду.

 

Навантаження на суддів Новогродівського міського суду   складає:

 

Середня навантаженість на 1 суддю суду щомісячно (з розрахунку – щомісячне надходження справ та матеріалів усіх категорій на 1 суддю)	1 півріччя 2009 року	1 півріччя 2010 року
Кримінальні справи	7,33	7,21
Цивільні справи	41,52	128,91
Адміністративні справи (КАСУ)	7,88	37,21
Справи про адміністративні правопорушення	10,30	10,73
ВСЬОГО:	67,15	184,06

       

           Навантаження суддів Новогродівського міського суду  порівняно з середньообласним показником навантаження суддів (середньомісячне надходження справ усіх категорій (цивільних,  кримінальних та адміністративних)до суду на 1 суддю) становить:

 

середньообласний показник ( 1 півріччя 2009 р.)–122,86 справ на 1 суддю щомісячно;

середньообласний показник ( 1 півріччя 2010 р.) – 165,43 справ

Новогродівський міський суд    – 184,06 справ.

 

       Навантаження в суді в порівнянні з 1 півріччям 2009 роком збільшилось на 174,10% та є більшим ніж середньообласний показник на 11,2%.

Прийом відвідувачів суду здійснюється працівниками канцелярії. Одночасно в холі вивішено зразки заяв та позовних заяв. В холі встановлені лави для відвідувачів та вивішено інформаційні дошки, на яких містяться:

-         графік прийому громадян головою суду, його заступником та керівником апарату;

-         графік прийму громадян Верховним Судом України та Апеляційним судом Донецької області;

-         правила внутрішнього трудового розпорядку суду;

-         інформація щодо реквізитів сплати держмита та інформаційно-технічних послуг;

-         списки справ, що розглядаються;

-         інформація щодо розташування кабінетів та приміщень в суді.

 

Стан діловодства,

 планування роботи суду та виконання планів.

        

Станом на момент вивчення за 2009 р.   сформовані наряди, тобто  прошиті,  пронумеровані,  зроблені описи. Зауважень не викликали.

Планування роботи  в суді ведеться на доброму рівні  і не носить формальних характер. План роботи затверджується по півріччях, виконуються в повному обсязі, відмітки про виконання проставляються, матеріали щодо виконання планів підшиваються  наряд.  Різні питання роботи розглядаються на оперативних нарадах суду. Щодо ведення вказаною ділянки роботи зауважень не має.

Вибірковою перевіркою нарядів справ встановлено, що порушень в їх веденні не існує.

                                               

Організація роботи зі зверненнями громадян

 

Наказом голови суду затверджено графік особистого прийому громадян. Особистий прийом громадян здійснюється головою суду та його заступником.  

Реєстрація звернень громадян ведеться,  на картках встановленого зразку, провадження оформляються належним чином. Перекручень в звіті не виявлено.

 

Ведення в суді реєстраційних журналів та книг

                 Перевірено книги реєстрації вхідної кореспонденції, контрольні журнали судових справ та матеріалів, переданих для розгляду суддям.  Реєстраційні журнали та книги заведено в суді згідно вимог Інструкції. Контрольний журнал судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передавання справ і матеріалів.

 

Журнали розгляду судових справ і матеріалів суддею

Було перевірено всі журнали розгляду судових справ і матеріалів суддею. Встановлено, що всі журнали ведуться відповідно до вимог Інструкції, прошиті, пронумеровані, скріплені гербовою печаткою та підписом голови суду. В журналах зазначається дата розгляду, склад суду, всі графи заповнюються в повному обсязі. Крім того, у разі відкладення розгляду справи секретар судового засідання обов’язково повідомляє причину відкладення та день і час, на який перенесено розгляд справи, секретарям з кримінальних, цивільних справ для заповнення відповідних обліково-статистичних карток, про що робиться відмітка в журналі судового засідання.

 

Обліково-статистична робота

Належна організація роботи з питань ведення судової статистики, діловодства має особливе місце для забезпечення роботи суду, а також для забезпечення конституційних прав громадян на судовий захист.

          Кореспонденція, що надходить на адресу суду, реєструється у день її надходження.

           Після реєстрації всі справи та матеріали, що підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються голові суду. Після визначення виконавця справи і матеріали передаються до відповідних канцелярій для реєстрації у відповідних обліково – статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках за формами, що передбачені Інструкцією з діловодства.

Діловодство канцелярії кримінальних справ суду ведеться державною мовою. Кримінальні справи та матеріали, що підлягають розгляду у порядку кримінального судочинства:

- реєструються у відповідних обліково-статистичних картках

- номери присвоюються правильно

- справи, які находились у залишку з 2009 р., перереєстровані у хронологічному порядку згідно дати надходження

- вносяться всі дані щодо обвинувачених за справою

- повністю заповнюються всі реквізити на картах, особливо відмітки щодо направлення статистичних карток до ТУ ДСА та апеляційного суду, а також заповнюється дата передачі справ до канцелярії суду після її розгляду.

Не виявлено перекручення статзвіту за формою «1». Картки заповнюються охайно, вказуються всі реквізити, на виконання передаються своєчасно. Не виявлено порушення перереєстрації справ та реєстрації.

Строки здачі кримінальних  справ до канцелярії суду.

 

Кримінальні справи

В ході перевірки були відібрані всі розглянуті кримінальні справи  та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії.

В усіх обліково-статистичних картках за 2010 рік  на кримінальні справи заповнено пункт щодо здачі справ в канцелярію та всі справи передані до канцелярії суду (додаток 1 додається).  

 

 

Перевірка у канцелярії з цивільних справ

була зроблена у наступних напрямках:

 

1.     перевірено ведення журналів за номенклатурою суду, реєстрацію цивільних справ  у відповідних обліково-статистичних картках;

2.     перевірено достовірність показників у звіті суду за формою № 2 – Ц.

        

         Перевіркою встановлено наступне: 

Ø     цивільні справи реєструються в журналі вхідної кореспонденції, на обліково – статистичних картах встановленого зразку та алфавітному покажчику;

Ø      алфавітний покажчик по цивільним справам ведеться згідно вимог Інструкції з діловодства, прошитий та пронумерований, відомості заповнюються відповідно графам журналу;

Ø      всі картки ведуться охайно, українською мовою, заповнюються всі реквізити. На всіх обліково-статистичних картках проставлені номери рядків звіту. Справи, які знаходились у залишку з 2009 р., також перереєстровані у хронологічному порядку згідно дати надходження без порушення вимог п. 3.10.6. Інструкції з діловодства;

Ø     При огляді обліково-статистичних карток на цивільні справи (позовного провадження) були також перевірені справи, які тривалий час нерозглянуті станом на момент перевірки. Порушень не виявлено.

 

Також перевіркою у цивільній канцелярії були вибірково перевірені  цивільні справи, які надійшли  до суду.  Усі справи зареєстровані, їм присвоєні номери у хронологічному порядку згідно дати надходження, а справи, які знаходились у залишку на кінець 2009 року, перереєстровані у хронологічному порядку згідно дати надходження.

 

              Достовірність звіту 2-ц за І півріччя  2010 рік

	В звіті	Фактично
Залишок справ на 01.01.2010 року	219	219
Надійшло справ	2077	2077
Залишок справ на  01.07.2010 року	766	766

     Як вбачається з таблиці – перекручень статистичної звітності не виявлено

 

              Достовірність розділу 2-Н за  І півріччя 2010 рік

	В звіті	Фактично
Залишок справ на 01.01.2010 року	0	0
Надійшло справ	2	2
Залишок справ на  01.07.2010 року	0	0

            Як вбачається з таблиці – перекручень статистичної звітності не виявлено

 

Достовірність Розділу 2-о за  І півріччя 2010 рік

	В звіті	Фактично
Залишок  справ на 01.01.2010 року	8	8
Надійшло справ у звітному періоді	26	26
Залишок справ на 01.07.2010 року	3	3

Як вбачається з таблиці – перекручень статистичної звітності не виявлено

      Строки здачі цивільних  справ до канцелярії суду.

 

Цивільні справи

В ході перевірки були відібрані всі розглянуті цивільні справи  та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії.

В усіх обліково-статистичних картках за 2010 рік  на кримінальні справи заповнено пункт щодо здачі справ в канцелярію та всі справи передані до канцелярії суду (додатки 2, 3, 4  додаються).  

 

Адміністративні справи

 

      Справи реєструються в журналі вхідної кореспонденції, на обліково – статистичних картах встановленого зразку та алфавітному покажчику.  

       Алфавітний покажчик по цивільним справам ведеться згідно вимог Інструкції з діловодства, прошитий та пронумерований, відомості заповнюються відповідно графам журналу.

В обліково-статистичних картках заповнюються всі реквізити.                     За І півріччя 2010 році жодних порушень при перереєстрації обліково – статистичних карток не виявлено.

Також  встановлено наступне:

 

·               усі справи, які надходили до суду, зареєстровані, їм присвоєні номери у хронологічному порядку згідно дати надходження;

·               справи, які знаходились у залишку з 2009 р., перереєстровані у хронологічному порядку згідно дати надходження. Порушень не виявлено.

 

Достовірність звіту 2-а за  І півріччя 2010 рік

 

	В звіті	Фактично
Залишок  справ на 01.01.2010 року	225	225
Надійшло справ у звітному періоді	613	613
Залишок справ на 01.07.2010 року	5	5

 

Не виявлено перекручення статистичних даних.

 

Строки здачі адміністративних  справ до канцелярії суду.

 

Адміністративні справи

В ході перевірки були відібрані всі розглянуті адміністративні справи  та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії.

В усіх обліково-статистичних картках за 2010 рік  на кримінальні справи заповнено пункт щодо здачі справ в канцелярію та всі справи передані до канцелярії суду (додаток 5 додається).  

 

 

Справи про адміністративні правопорушення

 

 

Перевірка у канцелярії з адміністративних справ була зроблена у наступних напрямках:

 

1.     перевірено ведення журналів за номенклатурою суду, реєстрацію справ про адміністративні правопорушення у відповідних обліково-статистичних картках за результатами роботи за 2009 рік;

2.     перевірено достовірність показників у звіті суду за формою № 3;

3.     зроблено звірку повноти внесення данних до програми «Судова статистика – Атлант » карток на особу, стосовно якої судом розглянуто справу про адміністративне правопорушення;

4.     а також інші питання ведення діловодства по справах про адміністративні правопорушення.

 

Перевіркою встановлено наступне:

Алфавітний покажчик та журнали обліку зі  справ про адміністративні правопорушення ведуться відповідно до вимог інструкції та номенклатури суду. В алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення, відображаються дані про кожну особу, щодо якої надійшов для розгляду протокол про адміністративне правопорушення.

Алфавітний покажчик і журнали обліку ведуться охайно, належним чином, графи заповнюються вірно і чітко.

Усі журнали прошиті та пронумеровані, скріплені гербовою печаткою, а також підписом голови суду.

При перевірці наряду зі звітами виявлено, що показники у звіті за 2009 рік та І півріччя 2010 року відповідають достовірним даним.  

Також були перевірені вибірково картки на справи про адміністративні правопорушення за 2010 рік, картки заповнюються відповідно до Інструкції державною мовою, реєструються в хронологічному порядку, проставляються всі необхідні реквізити.

 

Архівна справа

 Відповідно до наказу голови в суді створено постійно діючу експертну комісію для попередньої експертизи цінності документів, метою якої є добір судових справ та документів діяльності суду для постійного зберігання у архіві суду.

Суд має архів, який займає 1 кімнату. Вона обладнана на вході дверима, з  металевим укріпленням.

Судові справи після виконання передаються до архіву суду за описами відповідно до порядку та строків затверджених Інструкції з діловодства та Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду. Передача судових справ до архіву здійснюється за описами, судовим справам присвоювалися архівні номери. В загалі ведення архівної справи ведеться належним чином, але слід відмітити, що в суді не сформовано описи справ №1, 2, 3.

Видача справ з архіву оформляється заявою за резолюцією голови суду. Реєструється видача справ в журналі. Вказаний журнал прошито, пронумеровано.

Утилізація справ в суді здійснюється за рішенням експертної комісії та оформлюється актом знищення. На час проведення перевірки проведено часткову утилізацію судових справ по 2003 рік, включно.

 

 

Оформлення та зберігання речових доказів

 

Наказом голови суду призначено відповідального за зберігання речових доказів. Речові докази зберігаються в залізному сейфі, який знаходиться в архіві суду. Вони реєструються у журналі обліку речових доказів, який прошитий, пронумерований, скріплений печаткою суду та підписом голови суду.

Речові докази належно оформлені, кожному присвоєний порядковий номер відповідно до журналу реєстрації.

 

Служба судових розпорядників

У суді 1 посада судового розпорядника. На момент перевірки представлений журнал фіксації організаційних заходів забезпечення судових засідань. Планування роботи служби судових розпорядників здійснюється заздалегідь, заплановані заходи забезпечення судових засідань вносяться до журналу. Журнал пронумерований, прошитий. В наявності є необхідні нормативні акти щодо роботи служби судових розпорядників. Вся документація ведеться належним чином.

Служба судових розпорядників працює із взаємодією з місцевим відділом МВС та конвойною ротою. Вимоги про доставку підсудних до суду надсилаються двічі на тиждень. У термінових випадках – частіше. Форменим обмундируванням не забезпечений.  

 

Інформаційно-технічна робота

 

Суд підключено до глобальної мережі Інтернет. «Ліга – Закон» обновляється за допомогою мережі Інтернет. Програма «Судова статистика – Атлант» теж обновляється за допомогою мережі Інтернет.  Наказом голови суду призначено відповідальну особу за надіслання копій судових рішень до Єдиного державний реєстру судових рішень. На теперішній час суд відправляє май же 90% копії судових рішень до Єдиного реєстру.

Головою суду ведеться контроль за цією ділянкою роботи, а саме: секретарі суду приймуть справу до канцелярії тільки після відмітки в журналі судового засідання відповідальної особи щодо відправки копії судового рішення.   

Відповідно до Інструкції з роботи електронною поштової скриньки наказом голови місцевого суду визначено відповідальна особа щодо роботи з електронною поштою. Відповідальна особа у своїй роботи керується вищевказаною інструкцією та перевіряє пошту відповідно до цих вимог. 

У відповідальної особи в наявності є нормативна правова база, якою вона керується у своїй роботі.

 

 

 

Облік нормативно – правових актів законодавства

 та матеріалів судової практики

Спеціалістом юридичного сектору територіального управління державної судової адміністрації в Донецькій області було здійснено перевірку за наступними напрямками роботи:

 

·        Облік нормативно-правових актів, матеріалів судової практики;

·        Систематизація нормативно-правових актів:

 

-         ведення систематичної картотеки нормативних актів, судової практики;

-         підтримання нормативної бази в контрольному стані;

-         забезпечення обліку та збереження законів, інших нормативно-правових актів;

-         стан доведення до відома працівників суду про зміни у законодавстві (проведення семінарів, занять, тощо)

          

Перевіркою встановлено наступне:

 

         Відповідальною особою за ведення обліку нормативно-правових актів є консультант суду Макєєнко Олексій Вадимович.

Юридична література, яка надходить до суду, відповідно до вимог порядку обліку юридичної літератури та користування бібліотечним фондом обліковується в окремому журналі.

Юридична література зберігається в кабінеті консультанта суду в окремій шафі.

На першій та сімнадцятій сторінках юридичного видання проставляється штамп суду, номер та дата отримання видання.

Згідно з вимогами п.4.5. Правил в суді  заведено окремий журнал видачі юридичної літератури суддям та працівникам апарату суду під підпис.

На кодексах проставлено позначку «Контрольний» але, що стосується підтримання нормативної бази в контрольному стані, то не можливо прослідкувати правильність та обсяг внесених змін до кодексів, законів, оскільки в порушення пунктів 3.7 - 3.12 Правил – відповідальною особою проставляються не всі необхідні позначки.

«Уродявий кур’єр» та «Голос України» реєструються в книзі періодичних видань, як того вимагає Додаток № 4 Правил.

Систематична картотека нормативних актів ведеться відповідно до Класифікатора систематичної картотеки нормативних актів. Всі акти обліковуються правильно. Картки розміщуються в картотеці послідовно відповідно до зазначених на них індексів за розділами і підрозділами Класифікатора.

Стан доведення до відома працівників суду про зміни у законодавстві (проведення семінарів, занять, вивчення матеріалів судової практики тощо) на належному рівні.

В ході проведеної перевірки, спеціалістом юридичного сектору територіального управління державної судової адміністрації в Донецькій області надано практичну допомогу та роз’яснено всі незрозумілі питання щодо ведення обліку нормативно-правових актів законодавства та матеріалів судової практики.

Висновок: В цілому облік нормативно-правових актів законодавства та матеріалів судової практики в Новогродівському міському суді Донецької області здійснюється на задовільному рівні.

 

     

 

 

ВИСНОВКИ:

 

Таким чином,  на підставі вивчення можна зробити висновок про задовільний рівень стану обліково – статистичної роботи та діловодства в Новогродівському міському суді.

 

 

Керівнику апарату:

-         прийняти необхідних заходів щодо усунення недоліків ведення архівної справи в суді;

-         провести навчання з працівниками апарату суду щодо вивчення положень нормативної бази по організації ведення архівної справи та порядку передачі судових справ до архіву.

-         до планів роботи на наступний рік включити внутрішні перевірки роботи канцелярії суду та секретарів судових засідань

-         забезпечувати  своєчасну відправку рішень до ЄДРСР

-         довідку перевірки обговорити на оперативній нараді суду та до 01.12.2010 р. направити до ТУ ДСА в Донецькій області заходи щодо усунення недоліків.

 

Консультанту суду:

 

1.     Вивчити Правила обліку нормативно-правових актів законодавства та матеріалів судової практики в місцевих і апеляційних загальних судах, органах державної судової адміністрації, затверджених Наказом Державної судової адміністрації України № 11 від 10 лютого 2006 року.

2.     Внести до всіх контрольних примірників нормативних актів позначки відповідно до пунктів 3.7-3.12. Правил.

 

 

Заступник начальник управління                                     К.С. Здор

 

Начальник відділу організаційного

забезпечення діяльності судів та

органів суддівського самоврядування,

судової статистики і звітності                                          В.С. Єрьоміна

 

 

Головний спеціаліст організаційного

забезпечення діяльності судів та

органів суддівського самоврядування,

судової статистики і звітності                                            В.П. Мігда

 

 

 

Головний спеціаліст організаційного

забезпечення діяльності судів та

органів суддівського самоврядування,

судової статистики і звітності                                           О.В. Шевченко