«Затверджую»
начальник територіального
управління державної судової
адміністрації України
в Донецькій області
_______________ Н.Я. Бадахов
«______» січня 2011 року
Аналіз
стану організації обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні та місцевих судах Донецької області
за 2011 року
Відділ організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій є структурним підрозділом територіального управління державної судової адміністрації України в Донецькій області.
Штатна чисельність відділу складає 8 спеціалістів разом з начальником відділу.
З метою удосконалення організації та упорядкування роботи у відділі існує розподіл обов’язків та зональний принцип ведення організаційної роботи, розгляду звернень громадян та обліково-статистичної роботи.
З початку 2011 року в усіх місцевих судах почала функціонувати нова комп’ютерна програма «Документообіг загальних судів». В ТУ ДСА Донецької області 2009 року за допомогою Проекта «Україна: Верховенство права» створено учбовий клас, який обладнано сучасною комп’ютерною технікою та великим демонстративним екраном. У вказаному класі спеціалістами ТУ постійно проводяться навчання працівників та суддів місцевих судів. Спеціалістами ТУ ДСА в Донецькій області проведено низку навчань з питань роботи у вказаній програмі. За рік було проведено 26 семінарів з питань використання комп»ютерної програми КП «ДЗС». Зазначені семінари проводились з різними категоріями осіб: судді, керівники апаратів, помічники судів, секретарі канцелярій (всього близько 1000 осіб). В ході семінарів були розглянуті основні напрямки роботи програми, а саме: детально розібрані основні принципи реєстрації справ, авторозподілу справ між суддями, створення Шаблонів документів, створення пошукових фільтрів та надсилання копій до ЄДСР за допомогою КП «ДЗС». Були розглянуті проблемні питання та надані усі необхідні консультації щодо покращення та полегшення використання програми. Зазначені семінари частково проводяться разом з регіональним відділенням Національної школи суддів Донецької області, та особам видаються відповідні сертифікати. Спеціалістами і надалі планується підвищувати знання працівників та суддів місцевих судів у вказаному напрямку.
Також проведено низку навчань на тему: «Фіксування судового процесу». На семінарах розглянуті наступні питання:
1.Обов’язки посадових осіб, які здійснюють фіксування судового засідання за допомогою звукозаписувального технічного засобу.
2. Склад програмно-апаратних комплексів з фіксування судового процесу.
3. Порядок звукозапису.
4. Правила зберігання архівних та робочих копій.
Проведення семінарів дозволило його учасникам в тісній робочій атмосфері обмінятися досвідом роботи на даній ділянці, в ході дискусії вирішити спірні моменти і усунути багато питань, суперечностей, що виникають в роботі, при цьому, з'явилася можливість висловити свою думку і почути думку колег, поділитися напрацьованою практикою.
У відділі на належному рівні організована робота щодо збору, обробки й аналізу звітної інформації про розгляд судами справ і матеріалів, про стан судимості у Донецькій області, яка за відповідні звітні періоди (квартал, півріччя, рік) збирається, обробляється, зводиться та аналізується.
Звіти за півріччя та 3 квартал 2011 року подано до ДСА України без порушень термінів та без помилок. Проблемою було те, що звіти місцеві суди рахували у ручному режимі – автоматичний режим не працював і не працює до теперішнього часу, що дуже ускладнює та додає навантаження на працівників місцевих судів та спеціалістів ТУ, які займаються обробкою статистичних звітів.
Станом на теперішній час в усіх судах встановлена та функціонує нова версія КП «ДЗС» № 2. 27. 6, але залишається ще багато невирішених питань по роботі з програмою:
1. зі збільшенням даних в програмі – її уповільненість
2. відсутність даних між інстанціями - не передаються дані щодо засуджених осіб з місцевих судів до апеляційного суду та до ТУ ДСА.
3. відсутність можливості додавання юридичної особи в картках по справах за поданнями органу дізнання, слідчого, прокурора та скарги на їх дії
4. недоопрацювання при підготовці статистичних звітів
5. логічний контроль КП «ДЗС» вказує на помилки в тих статистичних картках на осіб, які по суті заповнені вірно
6. система побудування фільтрів також є недосконалою, що унеможливлює швидке реагування на виявлення помилок.
7. відсутність можливості корегувати або вилучати помилкові картки спеціалістами теруправлінь
Особливо обурює кількість так званих «актуальних шаблонів» для розрахунку звітів без відповідних пояснень, які зміни були внесені, особливо по формам звітів 6-9.
Хотілося б відмітити, що Донецька область є найбільшою, але жодної практичної допомоги для отримання бажаного результату надано не було.
Також залишається невирішеним питанням низьких технічних можливостей обладнання.
31.01.2011 року відбулося розширене засідання колегії ТУ ДСА України в Донецькій області, одним з питань якої було «Проблемні питання з використання автоматизованої системи електронного судового діловодства КП “Документообіг загальних судів».
В засіданні колегії взяли участь голови місцевих судів, керівники апаратів та спеціалісти з інформаційних технологій місцевих судів Донецької області (всього - 180 осіб). Учасники колегії обговорили проблемні питання при роботі з КП "Документообіг загальних судів" та встановили, що в програмі присутньо дуже багато недоліків, які суттєво впливають на роботу з програмою і ці суттєві недоліки являються перепоною для роботи місцевих судів в данній програмі та блокують нормальну діяльність судів для здійснення правосуддя. Зміни в програму можуть бути внесені тільки розробниками - ТОВ "Інститут математики та системного аналізу"
Вирішили: звернутися до ДСА України для подальшого звернення до розробників програми на предмет необхідності негайного внесення змін до автоматизованої системи електронного діловодства КП "Документообіг загальних судів" для її подальшої нормальної роботи і були надіслані відповідні листи.
Обліково-статистична робота ведеться відповідно до діючих нормативно-правових актів, що врегульовуються питання діловодства та судової статистики. З метою удосконалення роботи в даному напрямку спеціалістами відповідного відділу постійно проводяться семінарські заняття та відповідна роз’яснювальна робота.
З метою належного виконання вимог Інструкції про єдиний облік злочинів, головами та керівниками апаратів місцевих загальних судів області постійно вживаються вичерпні заходи, зокрема: періодично проводяться перевірки в частині повноти та своєчасного скерування талонів-повідомлень форми №5 і довідок форми №6; питання своєчасного та належного дотримання положень Інструкції обговорюється на оперативних та апаратних нарадах; скерування довідок форми №6 органам, які проводили досудове слідство, здійснюється через ведення обліку вказаних довідок у розносній книзі для місцевої кореспонденції і їх передачу за призначенням під підпис у цій книзі. Щодо зазначеного питання в Донецькій області була проведена розширена нарада Головного управління МВС України в Донецькій області, Управління МВС України на Донецькій залізниці та ТУ ДСА України в Донецькій області, на якій було прийнято сумісне Доручення щодо постійного проведення взаємозвірок для покращення обліку судових справ. Зазначена ділянка роботи знаходиться на постійному контролі.
Також раз на півріччя складається план перевірок обліково-статистичної роботи та діловодства в місцевих судах. За 2011 р. здійснено 19 планових перевірок роботи місцевих судів та 2 позапланові перевірки діяльності суду (за скаргами).
В ході проведення планових перевірок охоплюються:
- планування роботи суду;
- порядок реєстрації та перереєстрації справ;
- достовірність статистичної інформації, яка подається до ТУ ДСА;
- ведення архівної справи;
- порядок ведення та строки розгляду звернення громадян;
- строки здачі справ до канцелярії суду;
- порядок обліку, зберігання та видачі печаток та штампів суду;
- зберігання речових доказів.
Особливо при перевірці приділяється увага до перевірки наявності розглянутих справ в канцелярії суду. Відповідно до п. 5.19. Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді справи після їх розгляду та здійснення всіх необхідних дій щодо оформлення завершеної розглядом справи – не пізніше наступного дня після виготовлення протоколу с\з передаються на зберігання в канцелярію суду. Таким чином спеціалістами територіального управління перевіряються наявність усіх розглянутих справ на відповідну дату перевірки. Наприкінці чого складаються акти с усіма номерами справ та всіма необхідними відмітками, а саме: розглянуто, впровадженні, направлено до а\с та інше.
Як правило середня кількість справ по одному суду складає 25 000 за усіма категоріями справ. Така перевірка дозволяє чітко та об»єктивно виявити строки здачі справ до канцелярії та строки звернення до виконання судових рішень та, як головне, втрачені справи. Наприклад: в ході перевірки одного з місцевих судів було виявлено нестачу декількох справ про адміністративні правопорушення. Судом терміново було відновлено справи в найкоротший термін, відповідальних осіб попереджено про недопущення подібного в майбутньому та застосовані до них заходи дисциплінарного характеру.
Водночас, під час перевірок, спеціалістами відділу були надані відповідні роз’яснення працівникам апарату судів по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.
Окрім перевірок, передбачених планами роботи, здійснюються перевірки по окремим фактам. За 2011 р було здійснено 2 таких перевірки – в Пролетарському та Петровському райсудах м. Донецька. В Пролетарському райсуді м. Донецька перевірка була щодо дотримання трудової дисципліни, в результаті чого встановленні тривалі запізнення працівників апарату на роботу. За результатами перевірки керівник апарату був звільнений.
В Петровському райсуді м. Донецька перевірка здійснювалась за фактом поставлення відбиток гербової печатки на чистих аркушах паперу для послідуючого виготовлення підроблених рішень. Виявлено, що керівником апарату суду контроль за вказаною ділянкою роботи здійснювався неналежним чином, суто формально, про що свідчило те, що печатка суду систематично використовувалась сторонньою особою у злочинних намірах на протязі тривалого часу – відбиток печатки суду проставлено на ухвалах, рішеннях суду та виконавчих листах. Датованих різними датами за період з листопада по грудень 2010 року, що встановлено слідством. За результатами перевірки керівник апарату був звільнений.
Взагалі, за результатами усіх перевірок складаються відповідні довідки, надсилаються головам та керівникам апаратів судів, також висновки перевірок обговорюються на оперативних нарадах в ТУ ДСА. Довідки за результатами перевірок розміщуються на веб-сайтах. За висновками перевірок за 2011 р – керівниками апаратів винесено декілька доган працівникам апарату судів за виявлені порушення.
Слід зазначити, що у цілому стан організації діловодства в судах у 2011 р, у порівнянні з попередніми роками, покращився. Судами приймаються суттєві заходи до усунення недоліків, встановлених в ході попередніх перевірок, приймаються до уваги та практично знаходять своє застосування ті методичні рекомендації, які надаються спеціалістами відділу як безпосередньо у ході проведення вивчень та спілкування з відповідальними особами на тій або іншій ділянці роботи суду, так і в ході проведення семінарів-навчань з працівниками апарату суду з приводу покращання та більш ефективної організації роботи в суді.
Основні проблеми в обліково-статистичній роботі:
1. забезпечення комп’ютерною технікою
2. часткова невідповідність Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді внесеними змінами в законодавство, зокрема щодо виконання рішень
3. часткова невідповідність Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді комп’ютерній програмі «Документообіг загальних судів» - шаблони карток та журналів в програмі не повинні відрізнятись тим, що передбачено Інструкцією.
Довідки про виконану роботу суддями
При здачі Довідки про виконану роботу суддями за 2011 р більше ніж половина судів допустила помилки в показниках.
Основними помилками були наступні: спеціалісти судів не звіряли данні в довідках з даними у звітах відповідних форм; помилково збільшували данні шляхом включення до загальної кількості розглянутих справ певної категорії справи, які до неї не відносяться або навпаки помилково зменшували дані про розглянуті справи не враховуючи необхідну для обліку категорію справ.
Спеціалістами ТУ на семінарах з представниками судів зазначені помилки детально обговорювались, а також, з метою недопущення помилок при обліку оскаржених, залишених без змін, скасованих та змінених справ, було запропоновано після складання довідки, до подачі її ТУ ДСА в Донецькій області, ознайомити з нею суддів. Але судячи по наявність помилок не всі суди прийняли до уваги зазначені рекомендації.
За 2011 р спеціалістами відділу організації діяльності судів було оброблено 147 відповідних довідок.
Висновки та пропозиції
щодо поліпшення обліково-статистичної роботи:
1. Аналіз обліково-статистичної роботи за 2011 р направити в ДСА України та місцеві суди.
2. ТУ ДСА в Донецькій області планувати і не рідше ніж 2 рази на рік проводити навчання з працівниками аппарату суду, які займаються питаннями облікової роботи та судової статистики.
3. Посилити контроль за веденням діловодства в судах, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку.
4. Територіальному управлінню державної судової адміністрації України в Донецькій області в І півріччі 2012 року організувати перевірки обліково-статистичної роботи та діловодства в місцевих судах згідно графіку.
5. Уживати заходів щодо кожного окремого випадку несвоєчасного направлення судами карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу до ТУ ДСА в Донецькій області.
Начальник відділу
організаційного забезпечення діяльності
судів, судової статистики
та інформаційних технологій В.С. Єрьоміна
_03_03.png)
